Pendekatan Sistem: Jaringan Kerja & PERT

Pendekatan Sistem: Jaringan Kerja & PERT

Pendekatan sistem adalah upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang dilakukan dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan analisis secara sistem. Masalah yang sering timbul di dalam perencanaan adalah tidak konsistennya sistem perencanaan dengan kebutuhan di lapangan, karena para pengambil keputusan dalam membuat perencanaan sering mengabaikan pendekatan sistem dalam perencanaan. Bentuk penerapan konsep pendekatan sistem dalam perencanaan pekerjaan dalam suatu organisasi adalah melalui perencanaan jaringan kerja.

Usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam pendekatan sistem yaitu (1) usaha persiapan, di dalam usaha persiapan ini pimpinan didalam suatu organisasi dapat memecahkan masalah sama halnya dengan menyediakan orientasi sistem. (2) usaha definisi, usaha mengidentifikasi masalah yang ada, atau yang akan ada di dalam suatu kegiatan atau organisasi dan dapat memahami masalah dengan mempelajari masalah tersebut untuk mencari solusinya. (3) usaha solusi, usaha pimpinan dalam mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama, dan menemukan solusi dengan mengambil satu alternative dan mempertimbangkan kerugian dan keuntungan dari setiap alternative. Manfaat pendekatan sistem yaitu untuk perencanaan pekerjaan lebih terkonsep, meminimalisir masalah yang ada dalam sistem, membantu dalam mencari solusi serta alternative dari setiap permasalahan yang timbul, untuk mengetahui arah dan tujuan dari pekerjaan dapat direncanakan dengan jelas, dan untuk menuntut para pekerja untuk berfikir sistematis.

Jaringan Sistem

                Jaringan sistem adalah suatu sistem kontrol proyek dengan cara menguraikan pekerjaan menjadi komponen-komponen yang dinamakan kegiatan (activity). Perencanaan jaringan kerja sangat bermanfaat bagi para pimpinan atau administrator dalam mengarahkan dan menempatkan para pekerja pada bidang dan tanggung jawabnya masing-masing. Di dalam jaringan kerja juga terdapat analisis jaringan kerja yang merupakan suatu teknik manajemen yang bermanfaat dalam mendesain, merencanakan, dan menganalisis suatu sistem. Jaringan kerja mempunyai kegunaan untuk menyusun urutan kegiatan proyek, membuat perkiraan jadwal proyek, dan meminimalisasi kemungkinan ketidaktepatan penggunaan sumber daya.

                Keuntungan dari adanya jaringan kerja yaitu dapat merencanakan suatu proyek lebih detail, pengaturan waktu, usaha dan perhatian tertentu secara intensif, perencanaan jaringan kerja sangat membantu dalam komunikasi, dan dengan perencanaan jaringan kerja sangat besar kemungkinan pelaksanaan proyek secara lebih ekonomis dan dapat mendayagunakan berbagai sumber yang dibutuhkan.

Langkah-langkah Dalam Menyusun Jaringan Kerja

                Ada beberapa tahapan yang diperlukan dalam menyusun jaringan kerja, yaitu : (1) inventarisasi kegiatan-kegiatan dalam suatu proyek. (2) perhatikan saling ketergantungan atau logika ketergantungan antara kegiatan yang satu dengan kegiatan yang lainnya. (3) penunjukkan unsur waktu dapat ditentukan baik berdasarkan pengalaman teori serta perhitungan tertentu, baik menyangkut kapan kegiatan dimulai maupun kegiatan tersebut berakhir. Bentuk jaringan kerja yang menggunakan pendekatan sistem adalah PERT (Program Evaluation and Review Technique).

PERT

                PERT adalah singkatan dari Programme Evaluation and Review Technique (teknik pengevaluasian dan peninjauan kembali). PERT secara fundamental merupakan representasi diagramatik sebagaimana suatu alat grafik bagi manajemen. PERT dugunakan untuk menghadapi situasi dengan kadar ketidakpastian (uncertainty)  yang tinggi pada aspek kurun waktu kegiatan, fungsi dari CPM sama halnya dengan PERT sebagai alat teknik dalam penyusunan jaringan kerja. Perbedaan mendasar antara PERT dengan CPM ialah PERT lebih memfokuskan pada pekerjaannya dan dilakukan sebelum kegiatan dilakukan, sedangkan CPM memfokuskan pada aktivitas atau kegiatannya dan dilakukan setelah kegiatan.

                Metode PERT adalah metode pengelolaan yang merupakan alat bagi seorang pimpinan untuk dapat menghasilkan suatu perencanaan yang baik dan lengkap, serta berfungsi dalam melakukan pengawasan. Dengan PERT kita dapat mengetahui semua unsur yang tertuju kepada pemecahan masalah.

Sejarah PERT

Latar belakang PERT dimulai ketika berselangnya Gantt (Bar) dan Milestone Charts berkembang dan diterapkan sebagai sistem dalam manajemen. Pada tahun 1956, Dupont mencoba melakukan penyelidikan akan kegunaan computer dalam usaha penyempurnaan, perencanaan, penjadwalan, dan pelaporan perkembangan perusahaan permesinan, kemudaian pada tahun 1957, angkatan lau, AS mempunyai proyek khusus yaitu perkembangan proyek “Polaris”. Proyek Polaris adalah sistem persenjataan yang sangat rumit yang melibatkan ratusan kontraktir dan ribuan sub kontraktor yang harus melakukan koordinasi yang baik.

PERT dikembangkan dalam tahun 1950-an oleh Angkatan Laut Amerika Serikat dengan bantuan perusahaan konsultan manajemen Booz, Allen & Hamilton. PERT merupakan metoda analisis yang dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek-proyek yang bersifat kompleks dan yang melakukan kegiatan-kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu adalah pertimbangan utama dalam penggunaan jaringan atau aliran rencana PERT.

Komponen-komponen Dalam PERT

Berikut ini merupakan komponen-komponen dalam PERT, yaitu :

1.       Peristiwa (event) merupakan tonggak pelaksanaan kegiatan tertentu dalam rencana program yang menandai mulai dan berakhirnya suatu kegiatan. Peristiwa tidak mengkonsumsi waktu ataupun sumber daya, dan biasanya ditunjukkan dengan tanda lingkaran.

2.       Kegiatan (activity) adalah unsur yang merupakan bagian dari keseluruhan pekerjaan yang harus dilaksanakan. Kegiatan memerlukan waktu dan sumber daya, dan ditunjukkan dengan tanda panah.

3.       Waktu kegiatan (activity time) dibagi dalam tiga penyelesaian waktu kegiatannya, yaitu:

·         waktu optimis (To), waktu kegiatan bila semua berjalan dengan baik tanpa hambatan atau penundaan-penundaan

·         waktu realistic (Te), waktu yang mestinya terjadi bila suatu kegiatan dalam keadaan normal (ada penundaan ditolerir)

·         waktu pesimis (Tp), waktu kegiatan bila terjadi hambatan atau penundaan melebihi dari seharusnya

Ketentuan Dalam Penyusunan Jaringan Kerja

Agar tidak terjadinya kesalahan dalam menyusun jaringan kerja, perlu diketahui beberapa ketentuan dalam penyusunan jaringan kerja, yaitu :

a.       suatu peristiwa tidak dapat terjadi sebelum kegiatan yang mendahuluinya selesai.

b.      Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, semua kegiatan yang mendahuluinya harus sudah selesai.

c.       Suatu peristiwa tidak boleh terjadi dua kali, tidak dibolehkan kejadian yang berulang, yaitu kejadian yang kembali ke peristiwa sebelumnya.

d.      Setiap kejadian tertuju pada satu peristiwa.

e.      Perhitungan selalu dimulai dari kiri ke kanan.

f.        Semua kegiatan dalam jaringan kerja harus selesai pada tujuan akhir.

g.       Panah hanya menunjukkan logika bahwa suatu aktivitas mendahului aktivitas yang lain yang mengikutinya, dan panjang panah tidak mempunyai arti apa-apa.

h.      Menggambarkan kegiatan majemuk dalam jaringan kerja perlu dipecahkan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.

i.         Jaringan melingkar perlu dihindari.

j.        Jika terjadi suatu peristiwa tergantung atau bebas tanpa hubungan, itulah yang biasanya dinamakan jangan bergantung.